Jiraはソフトウェア開発とITSMに優れていますが、ドキュメントの作成に使用しようと考えたことはありますか?カスタマーリレーションシップマネジメント(CRM)についてはどうですか?習慣や適切なアドオンがないという理由で、Jiraを十分に使いこなせていない可能性があります。Jiraの使用に関する考え方を広げることで、より多くのチームを支援し、より多くのプロセスを合理化し、Jiraからより多くの価値を得ることができます。

ドキュメントの作成と追跡

Jiraのイシューと同様に、ドキュメントは多くの場合、追跡が必要ないくつかのステータス(ドラフト、承認済み、送信済みなど)を通過します。ProFormaでは、Jiraをドキュメントの追跡だけでなく、ドキュメントの作成にも使用できます。

ProFormaのConfluenceスタイルのフォームビルダーは、Jiraでドキュメントを生成するための優れたツールです。リッチテキストの書式設定や、挿入可能なステータス、ページレイアウト、挿入パネルなどの追加機能によって、明確で魅力的なドキュメントを作成できます。これらのドキュメントにフィールドを追加し、それらをフォームに変えることで、必要な特定のデータを収集したり、特定の顧客に合わせてそれらをパーソナライズしたりすることが可能です。例えば、多くのプロセスは、ある種の確認作業で終了します。ProFormaでは、Jiraのイシューのフォームとして確認書を含めることができます。ProFormaで確認書を作成し、日付、宛先、取り決めの制限などの項目にフィールドを使用します。これらのフィールドは、リンクされたJiraフィールドから自動入力することも、エージェントが入力したデータを保持することもできます。

フォーム/ドキュメントを読み取り専用にするか、「開いたまま」に設定して、フィールドを編集できます。フォームのすべての情報は整理されており、イシューについて簡単に確認でき、コメントチェーンに埋め込まれたり、または外部アプリケーションからフォームを作成·添付されたりすることはありません。フォームのPDFをダウンロードして、移植性とデータ保持ポリシーへの準拠を強化することもできます。

テーブルの情報を収集して表示

Jiraの無限とも思われる柔軟性は、ワークフローを定義し、必要に応じてフィールドを追加できるという事実に依拠します。ただし、データの表示方法には制限があります。見た目は良いものの、「新しいイシュービュー」で探しているフィールドを見つけることは、特にフィールドが多数あるタイプのイシューでは、難しいこともあります。ProFormaの使用による、フィールドの表示方法により多くのオプションが提供されます。

好例は、フィールドをテーブルに配置する機能です。テーブルはスペースを節約しながら情報を明確に保ち、複数のアイテムの同じフィールドセットを収集するのに最適です。次のようなタスクにはJiraのテーブルを使用します。

サブタスクをチェックリストに置き換え

ほとんどのプロセスには複数のステップが含まれます。しかし、ステップを実行する必要があるという事実は、それがサブタスクに値することを意味するのでしょうか?チェックリストを使用すると、サブタスクの作成による管理上の負担(およびシステムの肥大化)を招くことなく、途中のすべてのステップの完了を促し、追跡し、確実にすることができます。

フォームを使用すると、以下のような簡単なチェックリストを作成できます。

チェックリストをテーブルに配置し、より詳細な情報を追跡することも可能です。

各部署に異なるタスクを割り当てる必要がありますか?この従業員の入社手続に関するユースケースは、人事、IT、施設のチェックリストが異なります。

チェックリストは、物事が確実に処理されることに加えて、品質保証(QA)とコンプライアンスに最適です。チェックリストフォームを作成し、検証を使用して、フォームを送信する前に、すべての要件が満たされていることを確実にします。その後、イシューが特定のステータスに達したときにフォームを自動的に追加したり、フォームが完了して送信されるまで、特定のステータスへのイシューの移行を防止したりするためにオートメーションを追加することができます。

顧客とのコミュニケーション

Jira Service Deskは、Jiraのワークフローと追跡能力を顧客のコミュニケーションとサービスレベルアグリーメント(SLA)を調和させるように設計されています。多くの企業も、JiraをCRMシステムとして使用する方法を模索しています。フォームを追加すると、Jiraでデータを収集する機能が強化されるだけでなく、フォームは顧客とコミュニケーションするためのメカニズムとしても機能します。フォームを使用すると、顧客とのコミュニケーションは以下のようになります。

  • 完了フォームは、スタッフに関連情報のすべてを含めるように促すことができます。毎回、初めて必要なデータをキャプチャします。

  • 標準化フォームを使用すると、コミュニケーションが標準化されます。どのチームメンバーが顧客とコミュニケーションをとっているかに関係なく、顧客は同じ情報と優れた経験を提供されます。

  • アクセシブルフォームは、アクセスや更新が簡単な方法でデータを収集します。コメントチェーンに埋め込まれたステータスやメモを失うことはもうありません。

Jiraを容易にする

フィールドに入力する必要がある値が容易にはわからない場合があります。アトラシアンから Jiraスーパーユーザーに至るまで、Jiraフィールドに入力する手順が記載されたConfluenceページを指すリンクをJira画面に配置する方法について話すのを聞いたことがあります。これは、Jira画面の限られたスペースを節約するための優れたアイデアですが、あまりスマートではないように思われます。フォームを使用すると、フィールドのすぐ隣に、すべてのフィールドに必要な指示を含めることができます。つまり、同じ画面上で各フィールドに期待される内容を正確に確認することが可能で、ユーザー(特に新規ユーザー)が必要なデータをより速く、より簡単に入手できることを意味します。

フォームに直接指示を入力すると、変更にも対応できます。以前にフォームに入力しているユーザーは、するべきことはわかっていると考えているため、更新された指示を見るためにリンクされたConfluenceページにアクセスしない場合があります。フィールドとその指示を近づけることで、データを改善します。

Jiraを最大限に活用する

組織がテクノロジー支出からより多くを得る方法を模索するなか、既存のツールを最大限に活用することは、これまで以上に重要です。Jiraは、すべてのチームの力を発揮させます。ProFormaは、Jiraの能力を最大限に発揮させるのに役に立ちます。


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